Tips og triks med Google kalender - få oversikt på arbeidsdagen

Det finnes en rekke smarte funksjoner i G Suite, som kan gjøre slik at du jobber mer effektivt. Vi har derfor samlet noen gode tips og triks med G Suite for hvordan du kan jobbe bedre med kalenderen og de ulike funksjonene du finner der.
‍

1. Sett arbeidstid

Ved å sette arbeidstiden viser du andre når du jobber og er tilgjengelig for møter. Om noen prøver å invitere deg til møter utenfor arbeidstiden din vil de få en varsling om dette 👌

Slik setter du arbeidstid i G Suite: 👇

1. Gå til Google Kalender ✔️
2. Trykk på ⚙️ og deretter «innstillinger» ✔️
3. Velg «arbeidstid» i venstremargen ✔️
4. Legg inn arbeidstid eller kjernetid ✔️
   ‍

2. Vise ukenummer

Mens noen kun jobber med ukenumre og ikke datoer, så er det greit å ha ukenumrene tilgjengelig sammen med datoene. For hvilken dato er torsdag i uke 5?👌

Slik viser du ukenummer i G Suite: 👇

1. Gå til Google Kalender ✔️
2. Trykk på ⚙️ og deretter «innstillinger» ✔️
3. «Se alternativer» i venstremargen ✔️
4. Huk av for «vis ukenumre» ✔️
   ‍

3. Out of office

Skal du på ferie eller er bortreist noen dager? Om du legger inn en “out of office” melding i kalenderen din, så vil personer som prøver å invitere deg til møter eller hendelser få opp en beskjed om at du har satt kalenderen din til “out of office” 👌

Slik setter du out of office i G Suite: 👇

1. Velg dagene du kommer til å være borte i kalenderen ✔️
2. Alternativet «ikke på jobb» kommer opp ✔️
3. Tilpass beskjeden og hva som skjer når noen prøver å booke tid de dagene du er borte ✔️
   ‍

4. Finn en tid

G Suite kalender har to smarte funksjoner for å finne et passende tidspunkt når kollegene dine er tilgjengelig for et møte. Disse funksjonene krever at du har tilgang til deltakernes kalendere, vanligvis vil disse være kollegene dine, men kan også inkludere alle som har delt en kalender med deg.

Slik setter du opp «foreslått tidspunkt»:👇

1. Trykk på «+», legg inn møteinformasjon og inviter gjester✔️
2. Trykk på «foreslåtte tider» i høyremargen✔️
3. Tidspunkt når alle deltakerne kan møte kommer opp
   ‍

Slik setter du opp «finn et tidspunkt»:👇

1. Opprett et event og inviter gjester ✔️
2. Eventuelt rediger et eksisterened event ✔️
3. Trykk på «finn et tidspunkt» og du får opp kalenderen til deltakerne og når de har mulighet til å komme ✔️
4. Bruk pilene til å navigere frem og tilbake ✔️
5. Velg dag og tid som du ønsker ✔️
   ‍
   

5. Slå sammen eventer

G Suite har mange utvidelser som er kjempesmart å bruke i forhold til at dette er en webbasert kontorpakke. Denne utvidelsen vi vil anbefale handler om å slå sammen eventer og møter i kalenderen. En av de flotte funksjonene i Google Kalender er muligheten til å følge kollegaens aktiviteter ved å legge til kalendere som vises i kalendervisningen. Men dersom kollegene dine er invitert til de samme hendelsene som deg, så kan kalenderen raskt bli rotete med overlappende og dupliserte møter.

G Suite har en utvidelse som går ut på å slå sammen eventer, og som setter sammen møter på en visuell måte fra flere Google-kalendere til en enkelt hendelse og farger den med striper som bruker de originale kalender-fargene.

Slik gjør du det: 👇

1. Installer denne utvidelsen som du finner på denne linken ✔️
2. Oppdater kalenderfanen ✔️
3. Lykke til med alle tips og triks med G Suite!

‍

Vil du vite mer om G Suite? Ta kontakt med oss på salg@ayr.no for å sette opp en gratis konsultasjon på hvordan G Suite kan hjelpe din bedrift.